本文复刻整理自 东南大学 · 境外参会办理清单（原始页面含内嵌 PDF 与时间限制图，建议对照阅读）。本页为个人整理的办事参考，最终以学校最新通知与办理部门答复为准。

先记住这条顺序

1
2
确认资助 → 拿邀请函、定日期 → 研究生院资助审批 → 国际合作处出国境审批
→ 签证与行前准备 → 参会 → 领两份原件 → 线上总结 → 研究生院签章 → 财务报销

本页主线适用于申请研究生院资助的参会研究生。其他经费来源仍须办理因公出国境审批，资助与报销环节按相应项目要求执行。

⚠️ 务必在会前完成审批，提交申请后还要主动跟进到审批通过。

两种情况要分清：

情况 需要办什么
正常出境参会 会前完成研究生院资助资格审批 + 国际合作处审批，确保出境前已获学校批准。按补充办理口径，系统限制会后补办
最终未出境（签证被卡/被拒/行程取消） 仅申请签证费报销时无需办理国际合作处审批，但研究生院资助资格审批仍须在开会日期之前完成，否则无法报销

三个系统，分别申请

系统 办理事项 何时完成
研究生院 资助资格审批 开会日期之前审批通过
国际合作处 因公出国（境）审批 会前完成，且出境前获批
财务处 报销申请与财务审批 报销材料备齐后单独申请

三套系统独立运行，学生须分别发起申请；一套系统审批通过不会代替另外两套。未出境仅报签证费的情况，按下方专门流程办理。

PHASE 01 / 出发前 · 会前完成资助与出访审批

01 收到录用通知后 · 申请研究生院资助者

确认自己能申请什么资助

身份要求： 东大全日制研究生，申请时处于中国境内学习阶段；通知要求政治素质好、成绩优秀、科研能力强。

论文要求：

  • 论文已被境外本学科有重要影响的会议录用；
  • 你是第一作者，或你是第二作者且第一作者为导师；
  • 第一署名单位、通讯作者单位均须为东南大学。

会议认定： 在资助系统查会议是否属于本学科顶会。顶会的 workshop 按非顶会处理。

评审流程： 经导师、院系审核后，由研究生院择优资助。

资助金额与可报费用

顶会可资助往返国际机票经济舱、注册费、住宿费；住宿执行学校财务出国标准。在上限内据实报销，超出部分受上限限制。

会议所在地 应邀在大会 / 分会上宣读 论文录用（含 poster）
欧美、澳洲、非洲 25,000 元 15,000 元
亚洲 15,000 元 10,000 元
港澳台 8,000 元 5,000 元
  • 原研究生院通知列明非顶会仅资助注册费；本次补充的签证费报销规则见下述说明。
  • 顶会与非顶会均不限参会人数、次数；顶会目录按各一级学科认定（原则上每学科不超过 5 个）。
  • 具体资助类别以审核为准。

签证费： 按补充办理口径可报销，含拒签产生的签证费；提交签证付费凭证及对应网页截图，报销总额不得超过获批资助上限。签证费计入原资助额度。

📎 依据：研究生院通知

  • 已核对作者、单位、会议类别与经费来源

02 提交任何申请前

拿到正式邀请函，核对出入境日期

  • 向会议主办方索取邀请函，必须写明你的姓名、邀请起止日期。另备录用通知；录用邮件不能代替邀请函。
  • 通常最多在邀请日期前、后各加 1 天；赴日本按邀请函的滞在日程表填报。
  • 境外参加一个国际会议不能超过 7 天（基本要求的配图及细则 PDF 均有标注）。有特殊或组合行程，填报前向国际合作处确认。
  • 系统填的是离开中国、进入中国的日期。核对返程跨时区和航班到达时间。

例如： 批件为 10 月 1—7 日，就应 10 月 1 日出中国境、10 月 7 日入中国境，共 7 天。

其他出访类型的时间标注： 图中短期学习为 90 天以内（含 90 天），长期学习为 90 天以上；其他类型的上限未在图中写明。本清单按参会流程编排。

📎 依据：基本要求及配图 · 细则 PDF 第 1 页

  • 已取得邀请函并核对中国出入境日期

03 开会之前完成 · 申请研究生院资助者

先完成研究生院的资助资格审批

入口： 综合服务大厅 → 研究生国际交流 → 境外参加国际会议（顶会 / 非顶会）

  1. 按会议类别选入口，准备邀请函等附件；完整附件清单以系统要求为准。
  2. 经费来源选 「研究生院资助」，提交并跟进导师、院系及研究生院审核。
  3. 务必在开会日期之前完成申请并审批通过；会后无法补办。
  4. 即使最终因签证被卡、被拒或其他原因未出境，报销签证费也必须满足这个节点。获得资助资格后继续办理下一步出国境批件。

📎 依据：研究生院通知。登录系统内的附件清单未在公开页面完整列出。

  • 资助审批已通过（其他经费来源可标记不适用）

04 出境前 · 所有因公出国境学生

再提交国际合作处申请，主动跟进审批

入口： 信息服务门户 → 国际合作处 → 学生因公出国（境）；也可从出国境申报系统进入；入口异常时走信息门户。

  1. 填写出访信息，提交邀请函和系统要求的材料，核对日期及经费项目号。
  2. 提交后在个人页面「操作 → 审批进度」查看流程，提醒导师、学院领导审核，并继续跟进后续审批。
  3. 研究生院资助审批、国际合作处审批、财务审批为三套独立系统，须分别申请。正常出境参会时，前两项都要办理。出发前确认流程状态，避免回国后仍未审批结束。

⚠️ 务必会前完成审批，并确保出境前学校已批准。 按补充办理口径，系统无法在会后补办。

2026 年 10 月 1 日以前已完成出访的历史未申报事项，适用专项补报通知；请勿将过渡安排用于新的出访。

📎 依据：研究生院通知 · 基本要求 · 细则 PDF 第 1—2 页

  • 因公出国境申请已提交，且审批流程已办结

05 相关审批通过后

按目的地要求办理因私证照、签证和学校证明材料

  • 学生持因私护照 / 证照出行，自行办理签证或签注，提前核对目的地材料要求。
  • 保存签证付费凭证及对应网页截图。 签证费可以报销，含拒签；总报销金额须在资助上限内。
  • 需要派遣函时，到派遣函模板页下载：通常用英文基础模板，韩国用专门的中文模板。通常只改第一段个人信息及日期，按签证要求补充内容，保留底部落款。
  • 核对派遣函与签证申请的出入境日期一致，用白色 A4 纸打印，带到四牌楼老图书馆 127 室办理签章。校方可提供专用信纸套印。
  • 需要法人证书 / 组织机构代码证明及翻译件时，带领馆材料清单一并申请；只领取签证实际需要的材料。
  • 领取签证材料的审批节点： 基本要求写「审批通过后」；PDF 和模板页明确写「学院审批同意后」。如学院已通过、后续仍在流转，先拨 025-83793215 确认可否领取。

📎 依据：基本要求 · 细则；操作细节补充自目录中的派遣函模板页

  • 证照与签证材料已处理（未出境者转下方签证费流程）

06 订票、出发前

核对行程与费用要求，完成行前准备

  • 核对机票实际出入中国境日期与审批一致；外航购票要求、签证类别或日期变动，提前问国际合作处。顶会资助机票为经济舱，住宿按财务出国标准。
  • 阅读行前教育材料，也可到国际合作处四牌楼或九龙湖办公点领取提醒小册子。
  • 赴美者另读目录内的赴美注意事项，按自身签证与行程核对最新官方要求。

整理建议： 建一个材料文件夹，收齐邀请函、录用通知、审批记录、行程及票据；提前向财务处核对所需票据，途中持续保存。

📎 依据：研究生院通知 · 申报目录 · 细则 PDF 第 2 页。文件夹为本页整理建议。

  • 行程、费用要求与行前材料已核对

SPECIAL CASE / 最终未出境 · 只可报销签证费

判断条件：人是否实际出境。 因任何原因最终未出境均适用，包括签证被卡、签证被拒、行程取消及其他原因。

项目 规则
可报销 仅签证费（含拒签产生的签证费）
不可报销 注册费、机票、住宿等，不能沿用正常参会报销范围
前置条件 须在开会日期之前完成研究生院资助资格审批；未完成则无法报销，系统会后不能补办
材料 签证付费凭证 + 对应网页截图，核对金额未超过获批资助上限
国际合作处审批 此情形无需走国际合作处审批，也不按正常出境流程申请两份出国境报销原件
办理方式 向研究生院按未出境情形办理签证费材料审核，并在财务系统单独提交签证费报销申请

具体表单、系统入口及额外附件，请向研究生院和财务处核对。

⚠️ 下方 07—12 步是正常出境后的流程，未出境者按本框办理，勿直接套用领批件及参会总结的步骤。

📎 来源：整理者补充的办理口径；已核对的公开通知未载明这组签证费与未出境报销细节。

  • 已确认属于未出境情形，并按签证费流程办理

PHASE 02 / 出行期间 · 按批件往返

07 从出境到入境

按批准日期回国，保管证件与材料

  • 严格执行批件日期： 批准 6 天，就应第 1 天离开中国、第 6 天进入中国。
  • 妥善保管证件和贵重物品；护照丢失时及时联系中国驻当地使领馆办理临时证件，可通过「领事直通车」查询联系方式。
  • 建议保存参会证明、支付记录与票据，并记下全部境外经转、停留城市，方便回国填表。

⚠️ 细则明确写明：超期者不能报销任何费用。 遇到航班变动等影响按期入境的情况，及时联系国际合作处确认处理办法，保留相关证明；本页无法保证例外获批。

📎 依据：细则 PDF 第 2—3 页。材料归集、遇变动联系为办理建议。

  • 已按期回国，证件、票据与行程记录已整理

PHASE 03 / 回国后 · 先备齐，再交纸质材料

第 08—10 步可交叉准备；第 11 步提交研究生院前，须完成线上总结并备齐纸质材料。

08 回国后，因公审批流程已结束

去国际合作处领两份报销原件

地点： 四牌楼校区老图书馆 127 室。出门前核对项目号是否变更、是否有境外经转与停留城市。

  1. 领取《东南大学出国、赴港澳任务批件》原件。
  2. 领取《因公临时出国（境）任务和财务核算审批意见表》原件。
  3. 现场填写财务意见表的**「境外经转及停留城市」栏；无经转停留时用斜线划掉，不能空着**。
  4. 如项目号等信息变更，领取时告知工作人员，并在变更处加盖审批印章。

📎 依据：基本要求 · 细则 PDF 第 3 页

  • 两份原件已领取，城市栏和变更信息已处理

09 交研究生院纸质材料之前 · 研究生院资助者

上传签章后的经费计划表，再提交总结

  1. 综合服务大厅 → 研究生国际交流 → 原会议申请记录，下载经费使用计划表。
  2. 办好导师、院系签字盖章，再上传提交。
  3. 随后按系统要求上传并提交总结材料，检查提交状态，别只留在草稿。
  4. 研究生院收到纸质报销材料后，会对系统中的总结材料审核。

📎 依据：研究生院通知

  • 签章计划表已上传，总结材料已正式提交

10 交研究生院纸质材料之前 · 研究生院资助者

在财务系统填写因公出国报销单

在财务处入口进入相应财务系统，选择**「因公出国」**板块填写。

项目 内容
报销项目号 3360632601E（2026 年度通知列示）
项目名称 研究生国际交流
项目负责人 耿新

项目号可能调整，报销时再核对；通知说明可在报销时修改，不影响此前办理批件。报销单、发票与票据问题向财务处确认。

📎 依据：研究生院通知

  • 报销单已填写，项目号已核对

11 完成第 08—10 步后 · 研究生院资助者

把纸质材料交研究生院审核、签字盖章

交给研究生院培养办王悦老师：

  • 财务报销单
  • 经费使用计划表
  • 上述两份出国境原件

收件时间： 每周一、二、四上午。四牌楼办公地点为逸夫建筑馆 205；周四在九龙湖集中处理业务，前往前可电话确认具体地点。

研究生院审核后统一请负责人签章，通常无法当场办好；签章完成后取回。

九龙湖可用材料快递站：

  • 地点：纪忠楼 102 大厅沙发旁。按桌面说明自助交件，扫码登记并保存查询二维码；自行查询到「办结且可取」后领取。
  • 转送及取回时间不固定；该站提供收取转送服务，其他老师无法代为审核或答疑。
  • 材料取回后，由本人继续交财务处。

📎 依据：研究生院通知

  • 研究生院审核签章完成，纸质材料已取回

12 研究生院签章完成后

把完整材料交财务处，完成报销

带上签章后的材料、相关票据及财务处要求的其他材料（报销签证费须附付费凭证与对应网页截图），由本人在财务系统单独申请并按要求提交财务处；含签证费的报销总额不得超过资助上限。根据审核反馈补充材料并跟进报销结果。

⚠️ 公开页面没有列全财务票据清单、系统附件要求，也没有给出统一「提前多少天」或回国后报销截止日。请以办理系统、财务处当前要求为准，提前留出审批和签证时间。

📎 依据：研究生院通知 · 细则 PDF 第 3 页

  • 财务审核与报销已完成

历史出访补报 · 按专项通知处理

适用条件： 2026 年 10 月 1 日以前已完成出访，且未在新旧系统申报。

新通知允许上述历史事项按下列顺序补办。范围限定为已完成因公出国（境）、且未通过新旧系统办理申报的学生；已申报但未审批办结的情况，须向国际合作处确认处理方式。

  1. 本人撰写书面情况说明，如实说明未及时申报原因，并书面承诺今后遵守外事纪律、依规出访。
  2. 由所在学院党委副书记签字，并加盖学院公章。
  3. 交项目主管部门或经费支持导师所在部门签字盖章；研究生院资助的项目交研究生院办理。
  4. 交国际合作处审核签章，办理报销所需文件。
  5. 携全套说明文件和报销材料，前往财务处办理报销。

⚠️ 10 月 1 日的含义须分清： 通知按出访事项划分过渡范围，原文未规定「10 月 1 日后不得提交历史补报材料」。补充了「10 月 1 日后无法提交」的执行口径，是否另有受理截止日须向国际合作处确认；如需补报，建议尽快办理。10 月 1 日当日出访也应事前获批，勿依赖过渡安排。

通知对 2026 年 10 月 1 日以后出访要求在出访前完成线上申报审批，未履行事前申报手续的出访费用不予报销。

历史补报安排不豁免研究生院资助资格须在会前获批的要求。

📎 依据：关于进一步加强学生因公出国（境）管理的通知（校国际〔2026〕6 号，2026-09-02 发布）；研究生院会前资助审批限制来自资助通知及补充口径。

  • 已确认适用补报范围并按顺序办理

找谁办理

资助 · 总结 · 研究生院签章

研究生院培养办 · 王悦老师

  • 电话：025-83795359
  • 邮箱：101010799@seu.edu.cn
  • 地址：四牌楼逸夫建筑馆 205（周四在九龙湖集中处理业务）
  • 报销材料收件：周一、二、四上午

出国境审批 · 签证材料 · 批件

国际合作处

  • 电话：025-83793215
  • 材料办理：四牌楼老图书馆 127 室
  • 日期不符、外航要求、签证类别、经转城市与项目号变更，咨询此处。

财务

报销单、发票、完整票据清单与财务标准：东南大学财务处

原文与版本

本清单依据以下五个公开页面、细则及新增通知的内嵌 PDF，并结合补充办理口径整理。核对日期：2026 年 9 月 16 日。

新增内容包括：签证费、未出境限制、三套独立系统及历史出访补报。阅读顺序经过重排，条件和例外保留在对应步骤中。主流程聚焦境外参会；派遣函页作为操作补充，赴美等专项要求保留入口。

来源 说明
研究生院：关于研究生出国（境）参加国际会议申请资助的通知 落款 2026-01-16
国际合作处：学生因公申报说明目录 —
因公出国（境）基本要求（含时间限制图） 页面显示 2026-07-10
学生因公出国（境）要求细则 页面显示 2026-07-10 · 含内嵌 PDF
关于进一步加强学生因公出国（境）管理的通知 发布 2026-09-02，文件落款 2026-08-28，校国际〔2026〕6 号

补充口径来源： 整理者提供的签证费（含拒签）报销、付款凭证与网页截图、未出境仅报签证费、未出境无需国际合作处审批、三套系统独立申请及系统会后无法补办等办理要求。公开文件与补充口径不一致的部分已在对应位置列明。

⚠️ 免责声明： 网址中的年份与页面显示日期不同，版本按页面内容核对。学校更新要求后，以最新通知和办理部门答复为准。本页为办事整理，勾选状态不代表校方审批结果。

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