东南大学研究生出国（境）参加国际会议办理清单

• 你应是东大全日制研究生，申请时处于中国境内学习阶段；通知要求政治素质好、成绩优秀、科研能力强。
• 论文已经被境外本学科有重要影响的会议录用；你是第一作者，或你是第二作者且第一作者为导师。第一署名单位、通讯作者单位均须为东南大学。
• 在资助系统查会议是否属于本学科顶会。顶会的 workshop 按非顶会处理。经导师、院系审核后，由研究生院择优资助。

依据：研究生院通知

• 向会议主办方索取邀请函，必须写明你的姓名、邀请起止日期。另备录用通知；录用邮件不能代替邀请函。
• 通常最多在邀请日期前、后各加 1 天；赴日本按邀请函的滞在日程表填报。
• 境外参加一个国际会议不能超过 7 天（基本要求的配图及细则 PDF 均有标注）。有特殊或组合行程，填报前向国际合作处确认。
• 系统填的是离开中国、进入中国的日期。核对返程跨时区和航班到达时间。
• 例如：批件为 10 月 1—7 日，就应 10 月 1 日出中国境、10 月 7 日入中国境，共 7 天。其他出访类型的时间标注同理。

依据：基本要求及配图 · 细则 PDF 第 1 页

• 综合服务大厅 ↗ → 研究生国际交流 → 境外参加国际会议（顶会 / 非顶会）。
• 按会议类别选入口，准备邀请函等附件；完整附件清单以系统要求为准。
• 经费来源选“研究生院资助”，提交并跟进导师、院系及研究生院审核。
• 务必在开会日期之前完成申请并审批通过；会后无法补办。即使最终因签证被卡、被拒或其他原因未出境，报销签证费也必须满足这个节点。获得资助资格后继续办理下一步出国境批件。

依据：研究生院通知。登录系统内的附件清单未在公开页面完整列出。

• 信息服务门户 ↗ → 国际合作处 → 学生因公出国（境）；也可从出国境申报系统 ↗ 进入，入口异常时走信息门户。
• 填写出访信息，提交邀请函和系统要求的材料，核对日期及经费项目号。
• 提交后在个人页面“操作 → 审批进度”查看流程，提醒导师、学院领导审核，并继续跟进后续审批。
• 研究生院资助审批、国际合作处审批、财务审批为三套独立系统，须分别申请。正常出境参会时，前两项都要办理。出发前确认流程状态，避免回国后仍未审批结束。
• 务必会前完成审批，并确保出境前学校已批准。按补充办理口径，系统无法在会后补办。2026 年 10 月 1 日以前已完成出访的历史未申报事项，适用专项补报通知；请勿将过渡安排用于新的出访。

依据：研究生院通知 · 基本要求 · 细则 PDF 第 1—2 页

• 学生持因私护照 / 证照出行，自行办理签证或签注，提前核对目的地材料要求。
• 保存签证付费凭证及对应网页截图。签证费可以报销，含拒签；总报销金额须在资助上限内。最终未出境时，按下方专门流程只报签证费。
• 需要派遣函时，到派遣函模板页 ↗ 下载：通常用英文基础模板，韩国用专门的中文模板。通常只改第一段个人信息及日期，按签证要求补充内容，保留底部落款。
• 核对派遣函与签证申请的出入境日期一致，用白色 A4 纸打印，带到四牌楼老图书馆 127 室办理签章。校方可提供专用信纸套印。
• 需要法人证书 / 组织机构代码证明及翻译件时，带领馆材料清单一并申请；只领取签证实际需要的材料。
• 领取签证材料的审批节点：基本要求写“审批通过后”；PDF 和模板页明确写“学院审批同意后”。如学院已通过、后续仍在流转，先拨 025-83793215 确认可否领取。

依据：基本要求 · 细则；操作细节补充自目录中的派遣函模板页

• 核对机票实际出入中国境日期与审批一致；外航购票要求、签证类别或日期变动，提前问国际合作处。顶会资助机票为经济舱，住宿按财务出国标准。
• 阅读行前教育材料 ↗，也可到国际合作处四牌楼或九龙湖办公点领取提醒小册子。
• 赴美者另读目录内的赴美注意事项 ↗，按自身签证与行程核对最新官方要求。
• 整理建议：建一个材料文件夹，收齐邀请函、录用通知、审批记录、行程及票据；提前向财务处核对所需票据，途中持续保存。

依据：研究生院通知 · 申报目录 · 细则 PDF 第 2 页。文件夹为本页整理建议。

• 严格执行批件日期：批准 6 天，就应第 1 天离开中国、第 6 天进入中国。
• 妥善保管证件和贵重物品；护照丢失时及时联系中国驻当地使领馆办理临时证件，可通过“领事直通车”查询联系方式。
• 建议保存参会证明、支付记录与票据，并记下全部境外经转、停留城市，方便回国填表。
• 细则明确写明：超期者不能报销任何费用。遇到航班变动等影响按期入境的情况，及时联系国际合作处确认处理办法，保留相关证明；本页无法保证例外获批。

依据：细则 PDF 第 2—3 页。材料归集、遇变动联系为办理建议。

• 地点：四牌楼校区老图书馆 127 室。出门前核对项目号是否变更、是否有境外经转与停留城市。
• 领取《东南大学出国、赴港澳任务批件》原件。
• 领取《因公临时出国（境）任务和财务核算审批意见表》原件。
• 现场填写财务意见表的“境外经转及停留城市”栏；无经转停留时用斜线划掉，不能空着。
• 如项目号等信息变更，领取时告知工作人员，并在变更处加盖审批印章。

依据：基本要求 · 细则 PDF 第 3 页

• 综合服务大厅 → 研究生国际交流 → 原会议申请记录。
• 下载经费使用计划表，办好导师、院系签字盖章，再上传提交。
• 随后按系统要求上传并提交总结材料，检查提交状态，别只留在草稿。
• 研究生院收到纸质报销材料后，会对系统中的总结材料审核。

依据：研究生院通知

在财务处入口 ↗ 进入相应财务系统，选择“因公出国”板块填写。

项目号可能调整，报销时再核对；通知说明可在报销时修改，不影响此前办理批件。报销单、发票与票据问题向财务处确认。

依据：研究生院通知

• 交给研究生院培养办王悦老师：财务报销单 + 经费使用计划表 + 上述两份出国境原件。
• 收件时间：每周一、二、四上午。四牌楼办公地点为逸夫建筑馆 205；周四在九龙湖集中处理业务，前往前可电话确认具体地点。
• 研究生院审核后统一请负责人签章，通常无法当场办好；签章完成后取回。
• 九龙湖：可以使用材料快递站。

依据：研究生院通知

• 带上签章后的材料、相关票据及财务处要求的其他材料（报销签证费须附付费凭证与对应网页截图），由本人在财务系统单独申请并按要求提交财务处；含签证费的报销总额不得超过资助上限。
• 根据审核反馈补充材料并跟进报销结果。
• 公开页面没有列全财务票据清单、系统附件要求，也没有给出统一“提前多少天”或回国后报销截止日。请以办理系统、财务处当前要求为准，提前留出审批和签证时间。

依据：研究生院通知 · 细则 PDF 第 3 页